• Responsible for the negotiation and recommendation of suppliers for major purchases and leases.
• Administrative responsibility for the set-up and execution of meetings of the Ontario State Board, and the Ontario State Council (Annual Convention, Semi-annual District Deputy Meetings.)
• Administrative responsibility for the set up, execution, and oversight of the annual charity raffle of the Ontario State Council Charity Foundation.
• Liaison with the Supreme Council on operational issues.
• Liaison with subordinate Councils and Assemblies on operational matters.
• Responsible for the provision of the Ontario State website and electronic distribution of correspondence.
• Responsible for the collection of pertinent data and forms from Councils and Assemblies.
• Day to day book-keeping and financial responsibilities.
• Manage and supervise staff, preparing work schedules and assigning responsibilities.
• Attendance and serving as the recording secretary at all State Board and State Council meetings.

General Requirements of the Position:

• University degree or equivalent in an appropriate field (accounting, finance, business, administration or education.)
• Member of the Knights of Columbus in good standing.
• Eight to ten years experience in a managerial role in an office environment.
• Ability to recruit, train, and motivate volunteers and staff.
• Experience in planning and execution of meetings on a small and large scale.
• Superior written, verbal and presentation skills.
• Demonstrated understanding of the vision and mission of the Knights of Columbus.
• Bilingual (English/French) is an asset.

Those wishing to be considered should submit their resumé and cover letter in Word format to jsalini@blakefuneralchapel.com or Fax (807) 623-2478. Deadline for receipt of applications is February 17, 2012.

We thank all applicants, however, only respondents selected for an interview will be contacted.

SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Sommaire :

Le Conseil d’État des Chevaliers de Colomb de l’Ontario comprend plus de 500 Conseils et Assemblées à travers la province. La direction du Conseil d’État est assurée par l’Exécutif du Conseil d’État de l’Ontario, dont les membres sont tous élus et proviennent de différentes régions de la province.

Relevant de l’Exécutif du Conseil d’État des Chevaliers de Colomb de l’Ontario, dont le siège est à Hamilton (Ontario), le Secrétaire de direction est responsable de la gestion quotidienne du Bureau d’État de l’Ontario. À ce titre, il supervise les fonctions administratives de l’Ordre en Ontario et coordonne les activités de l’organisation.

• Négocie et recommande des fournisseurs pour les principaux achats et contrats de location.
• Assume la responsabilité administrative de l’organisation des réunions du Conseil d’État de l’Ontario et de son Exécutif (Congrès annuel, réunions semestrielles des Députés de District).
• Assume la responsabilité administrative de l’organisation et du déroulement de la Tombola de charité annuelle de la Fondation de charité du Conseil d’État des Chevaliers de Colomb de l’Ontario.
• Communique avec le Conseil Suprême relativement aux questions opérationnelles.
• Communique avec les Conseils et Assemblées relativement aux questions opérationnelles.
• Veille au maintien du site Web de l’État de l’Ontario et assure la distribution électronique de la correspondance.
• Recueille les données et formulaires pertinents provenant des Conseils et Assemblées.
• S’acquitte de ses responsabilités quotidiennes en matière de comptabilité et de gestion financière
• Gère et supervise le personnel, prépare les horaires de travail et distribue les tâches.
• Assiste à toutes les réunions du Conseil d’État et de son Exécutif et y agit comme secrétaire de séance.

Exigences générales du poste :

• Diplôme universitaire ou équivalent dans un domaine pertinent (comptabilité, finances, gestion, administration ou pédagogie).
• Membre en règle des Chevaliers de Colomb.
• Huit à dix années d’expérience en gestion de bureau.
• Capacité de recruter, former et motiver des employés et des bénévoles.
• Expérience en planification et en organisation de réunions de petite ou grande envergure.
• Aptitudes supérieures en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Compréhension démontrée de la vision et de la mission des Chevaliers de Colomb.
• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitae et une lettre de présentation en format Word par courriel à jsalini@blakefuneralchapel.com ou par télécopieur au (807) 623-2478. La date limite pour la réception des candidatures est le 17 février 2012. Nous remercions tous les postulants; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.